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总务产业处立卷归档制度
作者: 阅读: 次 时间:2005-11-08 来源:
 一、立卷归档管理及内容
    1、总务产业处档案管理工作实行统一领导、分级管理。办公室负责总务产业处档案工作。
    2、办公室做好档案管理、协调、监督、检查工作;负责各种文件的收文办理和立卷归档工作。
    3、总务产业处所有工作人员在从事各项公务活动中形成的各种载体、形式的文件材料必须按照归档的规定收集齐全,并及时向办公室移交,集中管理。
    二、 立卷归档范围
    各部门按照以下范围立卷。
    (一)办公室
    1、上级有关总务产业处工作的文件;
    2、总务产业处的工作规章制度;
    3、总务产业处工作计划、总结、报告、调查材料;
    4、总务产业处大事记;
    5、总务产业处工资发放名册、卡片;
    6、年度以上各种统计报表(含工资报表);    
    7、固定资产明细帐(卡片);
    8、校办产业的文件材料;
    9、其他应归档的文件材料;
    (二)节能办
    1、节能工作计划、总结、规定制度、大事记等;
    2、年度水电暖统计报表;年度绿化用水统计报表;
    3、年度用水用电计划分配表;
    4、基础设施改建、扩建、安装维修等专项工程:
  (1)项目的论证、立项报告及批复材料。
  (2)项目设计文件。
  (3)项目招标的标书、合同、协议,施工队伍的资质证书。
  (4)施工图、施工过程中的施工记录、交工验收记录、临时变更签证、协议等。
  (5)隐蔽工程验收记录及项目负责人签署的意见等。
  (6)项目预算、决算及审计情况的材料。
  (7)项目竣工图纸、工程质量评价文件、竣工验收材料等。
  (8)与项目有关的管理性文件材料等。
    5、水、电、气管道分布图;
    6、其他应归档的文件材料;
    7、反映归档内容的各类声像材料,包括照片、录像制品、录音制品、幻灯片、磁盘、光盘等。
    (三)校园环境管理科
    1、工作计划、总结、规定制度、大事记等;
    2、专项工程:
    (1)项目立项报告及批复材料。
    (2)项目设计文件。
    (3)项目招标的标书、合同、协议,施工队伍的资质证书。
    (4)施工图、施工过程中的施工记录、交工验收记录、临时变更签证、协议等。
    (5)隐蔽工程验收记录及项目负责人签署的意见等。
    (6)项目预算、决算及审计情况的材料。
    (7)项目竣工图纸、工程质量评价文件、竣工验收材料等。
    (8)与项目有关的管理性文件材料等。
    3、 其他应归档的文件材料;
    (四)维修
    1、工作计划、总结、大事记等;
    2、年度以上规划表、分配计划、测算表;
    3、办公用房管理的文件材料等;
    4、维修工程:
    a)维修项目预算决算及审计情况的材料;
    b)施工过程中的施工记录、交工验收记录、协议等。
    c)隐蔽工程验收记录及项目负责人签署的意见等。
    d)维修项目竣工验收材料等。
    e)与维修项目有关的管理性文件材料等。
    5、其他应归档的文件材料;
    三、立卷和移交归档
    (一)  各部门要坚持平时立卷制度。将收集齐全的文件材料整理立卷,做到使用档案盒统一,卷内文件目录、卷内备考表和案卷标题填写格式要一致。
    (二) 归档时间
     1、能按自然年度归档的文件材料,在当年寒假前归档。
     2、工程项目的档案,在项目鉴定、验收后一个月内归档。
     3、其他按规定应归档的文件材料,可随时归档。
   (三) 各部门在规定的归档时间内,将整理好的档案移交办公室。
   (四) 填写文件目录、标题,均应使用签字笔书写。
   (五) 归档文件材料应是文件材料的原件。
   (六) 办公室要督促、支持各部门完成归档工作。
 

                                            总务产业处
                                           2003年6月24日


 
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